1. Rekisterinpitäjä

Lokakuu Oy (jäljempänä „rekisterinpitäjä”)

Sähköposti: [email protected]

Puhelin: +358 40 4170123

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tomi Paajanen

Sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

Vaellustaidon asiakas- ja yhteydenottorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

a) Asiakassuhteen hoitaminen: koulutuksen suunnittelu, toteuttaminen, viestintä ja laskutus. Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b).

b) Yhteydenottopyyntöjen käsittely: yhteydenottolomakkeen ja sähköpostin kautta tulevien viestien käsittely. Käsittelyperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f) tai rekisteröidyn suostumus (GDPR 6 art. 1 a).

c) Asiakasportaalin ylläpito: kirjautumistietojen hallinta, koulutusmateriaalien ja reittisuunnitelmien toimittaminen asiakkaalle. Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b).

d) Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpitolainsäädännön mukaiset velvoitteet. Käsittelyperuste: lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Asiakastiedot: tilatut palvelut, koulutushistoria, laskutustiedot, yrityksen nimi ja y-tunnus (yritysasiakkaat).

Terveystiedot: asiakkaan itse ilmoittamat, koulutuksen turvallisuuden kannalta olennaiset terveystiedot (käsitellään vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella).

Kirjautumistiedot: käyttäjätunnus ja salasana asiakasportaaliin.

Yhteydenottotiedot: yhteydenottolomakkeen kautta lähetettyjen viestien sisältö.

Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintiedot ja evästeet (ks. evästekäytäntö).

6. Tietojen lähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään: yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla, puhelimitse tai asiakastapaamisten yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa:

Viranomaisille: lain niin edellyttäessä (esim. kirjanpitolaki, verolainsäädäntö).

Palveluntarjoajille: tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän lukuun toimiville henkilötietojen käsittelijöille (esim. kirjanpitäjä, sähköpostipalvelu, verkkosivuston ylläpito). Näiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei siihen ole asianmukaista siirtoperustetta (esim. EU:n komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet).

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoituksen kannalta:

Asiakastiedot: asiakassuhteen keston ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen (enintään 24 kuukautta).

Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti 6–10 vuotta.

Yhteydenottopyyntöjen tiedot: enintään 12 kuukautta, ellei yhteydenotto johda asiakassuhteeseen.

Terveystiedot: poistetaan viimeistään 30 päivän kuluessa koulutuksen päättymisestä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti oikeus:

Tarkastusoikeus: saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja pyytää jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Oikaisuoikeus: vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.

Poisto-oikeus: pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei enää ole perustetta.

Rajoittamisoikeus: pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.

Siirto-oikeus: saada toimittamasi tiedot jäsennetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus: vastustaa tietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

Suostumuksen peruuttaminen: peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, ilman että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyynnöt osoitetaan sähköpostilla osoitteeseen [email protected]. Henkilöllisyys voidaan varmentaa ennen tietojen luovuttamista. Pyynnöt käsitellään kuukauden kuluessa.

10. Valitusoikeus

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Sähköposti: [email protected]

Verkkosivut: www.tietosuoja.fi

11. Tietoturva

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja salattuja yhteyksiä (SSL/TLS) käyttäen. P